Vedligehold modtagere i Heyloyalty
Produktets modtagerliste skal holdes tilstrækkeligt ajour til, at den relevante produktkommunikation kan målrettes de rigtige personer.
Heyloyalty er ikke OS2’s CRM-system. Stam- og relationsdata vedligeholdes i Airtable.
Airtable er udgangspunktet
Airtable bruges til de autoritative oplysninger om personer, organisationer og roller omkring produktet.
Heyloyalty indeholder kun de oplysninger, der er nødvendige for at kunne sende og målrette produktets nyhedsbreve.
Det betyder, at vi ikke forsøger at opbygge eller vedligeholde et ekstra CRM-system i Heyloyalty.
Når en rolle ændrer sig
Når en person får eller forlader en rolle omkring produktet, skal oplysningerne i Heyloyalty opdateres.
Det kan fx være, når:
- en kontaktperson udskiftes
- et medlem forlader styregruppen
- et nyt medlem kommer ind i koordinationsgruppen
- en bruger får en ny rolle omkring produktet.
Opdatér feltet Relation til produktet, så det afspejler personens aktuelle relation.
En person kan have flere relationer samtidig.
Hvem har ansvaret?
Den ansvarlige for produktets nyhedsbrevsliste sørger for, at oplysningerne løbende holdes ajour.
Modtagere kan også selv gøre opmærksom på ændringer i deres rolle eller kontaktoplysninger.
Ved større ændringer kan modtagerne opdateres samlet via import fra Airtable.
Se Importér modtagere til Heyloyalty.
Hold det enkelt
Vedligehold kun de oplysninger i Heyloyalty, der er nødvendige for nyhedsbrevsarbejdet.
Hvis en oplysning allerede vedligeholdes i Airtable og ikke bruges til udsendelse eller målretning i Heyloyalty, skal den som udgangspunkt ikke kopieres over.
Bemærk
Denne guide beskriver OS2’s anbefalede arbejdsgang i Heyloyalty.
Heyloyalty kan løbende ændre funktioner, menuer og muligheder. Tjek derfor altid Heyloyaltys officielle guides ved tvivl eller hvis noget i denne vejledning ikke stemmer med det, du ser i systemet.
Hvis Heyloyaltys dokumentation og denne guide er forskellige, er Heyloyaltys aktuelle dokumentation gældende for den tekniske funktionalitet.