Struktur for tidsregistrering

Formål

Formålet med tidsregistrering i OS2-sekretariatet er at skabe gennemsigtighed, læring og overblik over, hvordan vores tid anvendes på tværs af produkter, fællesskab og drift. Systemet skal være enkelt at bruge, let at forstå og give meningsfuld rapportering.

1. Grundidé

Registrering sker i Leantime og bygger på princippet:

En registrering = ét projekt (hvor) + én opgave (hvad) + ét tag på opgaven (type) + tid (hvor længe).

Systemet er designet til at:

være let at registrere i (få valg og så vidt muligt foruddefinerede felter)
være forståeligt (ensartede betegnelser)
understøtte rapportering (på projekt og tag niveau)

2. Grundprincipper

Projekt = hvor du arbejder (OS2-projekt, OS2-produkt eller sekretariatsarbejde).
Opgave (to-do) = hvad du laver (kort titel på opgaven).
Tag på opgaven = type kategori for det du laver (tags beskrives længere nede).
Tid = hvor længe du har brugt (i kvarte timer).

3. Projekter i OS2-sekretariatet

For at holde systemet overskueligt arbejder vi med et udgangspunkt af en fast og begrænset liste af projekter (hvor).
Listen omfatter både OS2-produkter, OS2-projekter og sekretariatsarbejde.

A. OS2-produkter og -projekter

Produkter, hvor sekretariatet har en aktiv rolle er oprettet som standard f.eks.:

OS2valghalla
OS2iot
OS2ai
OS2opendata
OS2skole

Kontakt Rasmus for oprettelse af nye leantime projekter. Disse oprettes som en kopi af OS2 projektskabelon i leantime.

B. Sekretariatsarbejde

Projektet bruges til langt de fleste opgaver sekretariatet udfører. Det er f.eks.:

Generel støtte og rådgivning til OS2-produkter, hvor arbejdet ikke entydigt hører under ét specifikt produkt.
Udarbejdelse af beslutningsoplæg, referater, strategisk sparring og opfølgning.
Nyhedsbreve, hjemmeside, SoMe, oplæg, presse og events.
Kontakt til medlemmer, onboarding, medlemsopfølgning, netværk og samarbejde.
Samarbejde med KL, KOMBIT, EU, OSPO’er og fællesoffentlige initiativer.
Kurser, konferencer, oplæg og intern læring.
Økonomi, fakturaer, kontrakter, kontoplan, personale og daglige driftsopgaver.

C. Større projekter og årlige aktiviteter

Projekter hvor det vurderes at det er hensigtsmæssigt at registrere opgaver og tid selvstændigt frem for på projektet til sekretariatsarbejde.

Det kan f.eks. være:

Planlægning, forberedelse og afholdelse af OS2’s årsmøde og generalforsamling.
Planlægning og gennemførelse af fællesskabsdage, leverandørmøder og samarbejdsevents.
Udvikling og implementering af ny værktøjer.

4. Tags (kategorier for opgavetype)

De faste tags bruges til at klassificere opgaven (to-do) på tværs af projekter.
Formålet er at sikre ensartet og konsistent brug af tags i tidsregistreringen.
Tags er vigtigt i forhold til rapporter da det disse udarbejdes med afsæt i Tags. Hver registrering skal have ét primært arbejdstype-tag.

Oversigt over tags samt formål

5. Faste opgaver

Der er oprettet en række foruddefinerede opgaver i OS2s projektskabelon.
Disse er allerede markeret med tag og kan anvendes til registrering af tid såfremt opgaver som løses matcher beskrivelsen.

Oversigt over faste opgaver oprettet i leantime samt formål

6. Registrering i Leantime

flowchart TD
  %% Retning og start
  A([Start]) --> B[Leantime → Timetable →<br/>New registration]
  B --> C{Findes to-do allerede?}

  %% Gren: eksisterende to-do
  C -- Ja --> D
  subgraph S1 [Eksisterende to-do]
    D[ Vælg eksisterende To-do ]
    D --> E[ Indtast Time spent ]
    E --> G[ Gem registrering ]
  end

  %% Gren: opret ny to-do
  C -- Nej --> N1
  subgraph S2 [Opret ny To-do]
    N1[ Indtast To-do titel ]
    N1 --> P[ Vælg Project til To-do ]
    P --> O[ Opret To-do ]
    O --> T[ Åbn To-do og tilknyt Tag ]
    T --> R[ Vælg To-do til registrering ]
    R --> E2[ Indtast Time spent ]
    E2 --> H2[ Gem registrering ]
  end

  %% Fælles slut
  G --> Z([Færdig])
  H2 --> Z

Brug korte, sigende opgavetitler – f.eks. “Udarbejde governance-rapport” eller “Forberede OS2-seminar”.
Tilknyt altid et tag til opgaven.
Tværgående opgaver registreres som sekretariatsarbejde mens opgaver på specifikke projekter registreres her.

7. Regler og gode vaner

En registrering = ét projekt + én opgave + ét tag + tid.
Brug konsekvente navne for projekter (fx “OS2 valghalla” med mellemrum så det er søgbart).
Del tiden op, hvis en opgave dækker flere projekter.
Brug samme kategorisering på tværs af projekter og opgaver for at sikre sammenlignelig rapportering.