Funktionsbeskrivelse – Forretningskoordinator i OS2

Formål med stillingen

Formålet med stillingen er at understøtte OS2’s forretningsmæssige drift ved at udvikle, vedligeholde og sikre sammenhæng i sekretariatets arbejdsgange, processer og strukturer.

Forretningskoordinatoren har en central rolle i at skabe overblik, kontinuitet og kvalitet i OS2’s daglige arbejde, så sekretariatet fungerer effektivt, professionelt og robust. Også når opgaver, medarbejdere og strategiske indsatser ændrer sig over tid.

Rollen indeholder administrative opgaver, men det primære fokus er at understøtte sekretariatets samlede virke gennem procesoverblik, struktur og koordination.

Ansvarsområde

1. Forretnings- og procesunderstøttelse (kerneopgave)

• Udvikle, dokumentere og vedligeholde fælles arbejdsgange og procesbeskrivelser for OS2-sekretariatet.
• Sikre, at centrale forretningsprocesser er klare, opdaterede og tilgængelige for relevante aktører.
• Bidrage til sammenhæng og ensartethed i sekretariatets måde at arbejde på.
• Identificere og foreslå forbedringer af eksisterende arbejdsgange med henblik på kvalitet, effektivitet og skalerbarhed.

2. Struktur og årshjul

• Udvikle, vedligeholde og videreudvikle OS2’s årshjul.
• Sikre overblik over tilbagevendende opgaver, deadlines, mødefora og beslutningsprocesser.
• Koordinere årshjulet i samspil med sekretariatets øvrige roller og bestyrelsens arbejde.

3. Forretningsmæssig drift og administrativ understøttelse

• Understøtte sekretariatets daglige drift gennem administrative og koordinerende opgaver.
• Sikre, at centrale forretningsdata, aftaler og medlemsoplysninger håndteres struktureret og korrekt.
• Understøtte økonomiske og kontraktuelle processer i samarbejde med sekretariatschefen.

4. Understøttelse af samarbejde og beslutningsprocesser

• Understøtte planlægning og afvikling af mødefora og arrangementer i OS2.
• Sikre dokumentation og opfølgning på beslutninger og aftaler truffet i sekretariatets og bestyrelsens arbejde.
• Bidrage til, at informationsflow og koordinering på tværs af sekretariatet fungerer sammenhængende.

Arbejdsopgaver og prioritering

For at skabe klarhed og realistiske forventninger anvendes prioriteringsmodellen MUST, SHOULD, COULD. Modellen kendes fra projekt- og porteføljestyring (MoSCoW-metoden) og bruges til at adskille:

• MUST – opgaver der er uundværlige for at OS2 kan fungere.
• SHOULD – opgaver der er vigtige, men som kan tilpasses efter ressourcer.
• COULD – opgaver der er ønskelige og gennemføres, hvis der er ekstra tid eller mulighed.

Ved at bruge modellen kan både medarbejder og ledelse løbende prioritere opgaverne, så kerneopgaver altid løses, mens øvrige indsatser tilpasses ressourcer og strategiske behov.

MUST (skal løses for at OS2 kan fungere)

• Udvikle og vedligeholde beskrivelser af centrale arbejdsgange og processer.
• Vedligeholde og koordinere OS2’s årshjul.
• Understøtte sekretariatets forretningsmæssige drift gennem administrative og koordinerende opgaver.
• Sikre struktureret håndtering af fælles henvendelser og informationsflow.
• Sikre dokumentation og opfølgning på beslutninger og aftaler.

SHOULD (bør løses, når ressourcerne er til stede)

• Videreudvikle og optimere eksisterende arbejdsgange og processer.
• Bidrage til strukturering af nye opgaver, roller og indsatser i sekretariatet.
• Understøtte planlægning og koordinering af større fælles aktiviteter.
• Bidrage til onboarding af nye medarbejdere gennem procesoverblik og dokumentation.

COULD (nice-to-have, når der er ekstra tid)

• Udarbejde skabeloner, oversigter og værktøjer, der understøtter sekretariatets arbejde.
• Bidrage til videndeling og fælles læring på tværs af OS2’s fællesskab.
• Understøtte særlige opgaver eller indsatser, hvor der er behov for procesafklaring.

Faglige kompetencer

• Erfaring med forretningsprocesser, arbejdsgange og organisatorisk understøttelse.
• Erfaring med administrative opgaver i en forening, projektorganisation eller lignende kontekst.
• Forståelse for sammenhængen mellem drift, governance og organisering.
• Stærke kompetencer inden for strukturering, dokumentation og koordinering.
• Digitale kompetencer, der understøtter effektiv dokumenthåndtering og overblik.

Personlige kvalifikationer

• Struktureret og analytisk med blik for helhed og sammenhænge.
• Trives med at skabe orden, overblik og fælles struktur.
• Proaktiv og løsningsorienteret.
• Tillidsvækkende og samarbejdsorienteret.
• Fleksibel og i stand til at håndtere både planlagte og ad hoc-opgaver.

Øvrige forhold

• Timetal: fuldtid eller deltid efter aftale.
• Ingen personaleansvar.
• Ingen selvstændigt budgetansvar.
• Funktionsbeskrivelsen fungerer som et støttedokument og revideres løbende i dialog med sekretariatschefen.