Funktionsbeskrivelse – Produktkoordinator i OS2

Formål med stillingen

Formålet med stillingen er at understøtte udvikling, drift og organisering af et af OS2’s open source-produkter. Produktkoordinatoren fungerer som bindeled mellem produktets styregruppe, koordinationsgruppe, leverandører og brugere.

Rollen er fleksibel og varierer afhængigt af den tid, der er afsat til opgaven – typisk mellem 5 og 15 timer pr. uge. Opgaver og prioriteringer fastlægges i samråd med styregruppen, som også har ansvaret for at sikre, at produktkoordinatoren har de nødvendige forudsætninger for at kunne løse opgaven realistisk.

Der er dog et sæt basale opgaver, som skal varetages, for at sikre governance, kvalitet og kontinuitet i produktet. Disse opgaver vil altid have forrang.

Ansvarsområde

Produktkoordinatoren har ansvar for at:

1. Sikre governance og organisering

  • Understøtte styre- og koordinationsgrupper i deres arbejde.
  • Følge OS2’s styringsmodel og sikre, at beslutninger dokumenteres og følges.
  • Hjælpe med at afklare roller, ansvar og processer i produktfællesskabet.

2. Koordinere drift og udvikling

  • Skabe overblik over backlog, prioritering og leverancer.
  • Understøtte dialog med leverandører og sikre transparens i samarbejdet.
  • Sørge for, at udviklingsaktiviteter er forankret i fællesskabets behov.

3. Understøtte implementering og brug

  • Understøtte onboarding af nye medlemmer og brugere.
  • Opsamle og kanalisere feedback, ønsker og behov fra brugere ind i styre- og koordinationsgrupper.
  • Facilitere videndeling mellem brugere (brugerklubmøder, korte webinarer, brugercases).

4. Dokumentation og kommunikation

  • Sikre løbende dokumentation af beslutninger, processer og versioner.
  • Udarbejde korte statusser og materialer til styregruppen og brugerne.
  • Understøtte sekretariatet med data om produktets status, behov og udvikling.

Arbejdsopgaver og prioritering

For at skabe klarhed og realistiske forventninger anvendes prioriteringsmodellen MUST, SHOULD, COULD. Modellen er kendt fra projekt- og porteføljestyring (MoSCoW-metoden) og bruges til at adskille:

  • MUST – opgaver der er uundværlige for at OS2 kan fungere.
  • SHOULD – opgaver der er vigtige, men som kan tilpasses efter ressourcer.
  • COULD – opgaver der er ønskelige og gennemføres, hvis der er ekstra tid eller mulighed.

Ved at bruge modellen kan både medarbejder og ledelse løbende prioritere opgaverne, så kerneopgaver altid løses, mens øvrige indsatser tilpasses ressourcer og strategiske behov.

MUST (skal løses for at produktfællesskabet fungerer)

  • Sikre governance og understøtte styregruppen.
  • Koordinere drift og backlog i samarbejde med koordinationsgruppe og leverandører.
  • Dokumentere beslutninger og udviklingsaktiviteter.
  • Understøtte onboarding af nye brugere i fællesskabet.

SHOULD (bør løses, hvis der er tilstrækkelige ressourcer)

  • Opsamle brugerønsker og feedback og bringe dem ind i prioriteringen.
  • Facilitere brugerklubmøder eller andre fora for videndeling blandt brugere.
  • Udarbejde kortere guides og statusmaterialer til brugerne.
  • Følge op på implementering hos nye medlemmer.

COULD (nice-to-have, hvis der er ekstra tid)

  • Iværksætte brugerundersøgelser eller mere systematisk feedback.
  • Udarbejde brugercases og showcases for udbredelse.
  • Afholde webinarer eller workshops, der styrker produktets anvendelse.
  • Yde særlig støtte til kommuner med komplekse implementeringsbehov.

Faglige kompetencer

En produktkoordinator i OS2 skal kunne:

  • Projekt- og procesledelse: Planlægge, følge op og skabe fremdrift i samarbejder.
  • Facilitering og kommunikation: Engagere brugere, formidle beslutninger og lede møder.
  • Governance og organisering: Anvende OS2’s styringsmodel og hjælpe med strukturering af samarbejde.
  • Leverandørdialog: Samarbejde med private IT-leverandører, forstå kontraktflader og følge op på backlog.
  • Teknologiforståelse: Kunne gennemskue backlog og leverancer på et overordnet niveau (uden at være udvikler).
  • Forretningsforståelse: Sætte sig ind i produktets fagområde og koble det til kommunernes behov.

Personlige kvalifikationer

  • Kan skabe overblik og struktur i komplekse samarbejder.
  • Tillidsvækkende og stærk i facilitering.
  • Fleksibel og i stand til at tilpasse indsatsen til den afsatte tid.
  • Nysgerrig, åben og motiveret for at dele og udvikle viden.

Forudsætninger for rollen

For at produktkoordinatoren kan løse opgaven realistisk, er det styregruppens ansvar at sikre:

  • At der er afsat et passende timetal i forhold til produktets kompleksitet og modenhed.
  • At styregruppen aktivt prioriterer opgaver og træffer beslutninger.
  • At samarbejdet er understøttet af klare aftaler.
  • At produktkoordinatoren kan trække på fagpersoner i koordinationsgruppen og styregruppen ved behov.
  • At der er adgang til sparring og støtte fra OS2-sekretariatet, hvor det er relevant.

Anvendelse af funktionsbeskrivelsen

Denne funktionsbeskrivelse fungerer som et støttedokument for produktkoordinatoren i dagligdagen. Dokumentet giver et overblik over:

  • hvilke opgaver der altid skal varetages (MUST),
  • hvilke der kan varetages, hvis der er tid og ressourcer (SHOULD og COULD),
  • samt hvilke kompetencer og samarbejdsrelationer rollen forudsætter.

Funktionsbeskrivelsen kan bruges som grundlag for dialog mellem produktkoordinator og styregruppe om opgaver, prioritering og ressourcer.

Øvrige forhold

  • Timetal: variabelt (typisk 5–15 timer pr. uge).
    • Jo færre timer der er afsat, desto mere vil opgaven være fokuseret på MUST-opgaverne, mens SHOULD/COULD i højere grad må fravælges.
  • Ingen personaleansvar.
  • Ingen selvstændigt budgetansvar, men bidrager til planlægning af produktets økonomi.
  • Funktionsbeskrivelsen revideres løbende og afstemmes årligt i samråd med sekretariatschefen og styregruppen.
This site uses Just the Docs, a documentation theme for Jekyll.