Sådan gør vi i OS2-fællesskabet og OS2-sekretariatet – en håndbog
Denne håndbog samler OS2’s fælles praksis, arbejdsgange og vejledninger. Her kan du få overblik over roller og ansvar, se hvordan vi arbejder og finde hjælp til konkrete opgaver og værktøjer.
💡 Håndbogen udvikler sig løbende og er ikke komplet.
Mangler der noget, så opret et issue – og bidrag meget gerne med forslag eller indhold.
Rettelser og forbedringer til eksisterende indhold er også meget velkomne 🙌
Velkommen og formål
Her gives en introduktion til OS2-fællesskabet og sekretariatets rolle. Afsnittet sætter scenen for arbejdet i sekretariatet og beskriver, hvorfor vi gør, som vi gør.
Organisation og Roller
Skaber overblik over, hvordan sekretariatet er organiseret, hvem der har hvilke roller, og hvordan vi samarbejder internt og med fællesskabets aktører.
- OS2s organisering
- Roller og ansvar
- Samarbejde med bestyrelsen, myndigheder og medlemmer
- Samarbejde med produktfællesskaber og produktkoordinatorer
- Kontaktflader og samarbejdspartnere
Arbejdsformer og værktøjer
Beskriver de fælles principper, arbejdsformer og værktøjer, vi bruger til samarbejde, koordinering og dokumentation i OS2.
- Samarbejdsformer
- Åben dokumentation og videndeling
- Code of Conduct
- Centrale værktøjer
- Filstruktur og navngivningsprincipper
- Mødekultur og mødestruktur
- Governance og standarder
Processer og rutiner
Samler og beskriver de faste arbejdsgange, som sikrer kvalitet, ensartethed og overblik i sekretariatets drift og projekter.
- Onboarding af nye medarbejdere
- Budgetstyring og økonomiprocesser
- Fakturahåndtering og godkendelsesflow
- Time- og opgaveregistrering
- Udbud, kontrakter og juridiske processer
Kommunikation
Her finder du overblik over OS2’s kommunikationspraksis, roller og kanaler – og henvisninger til den konkrete hjælp i Værktøjskassen.
- Kommunikation i OS2
- Kommunikation i produktfællesskabet
- Kommunikation for leverandører
- Nyhedsbreve i OS2
- Blog
- Sprog og tone
- OS2’s visuelle retning
Produkter og fællesskaber
Her gives overblik over OS2’s produktportefølje og beskrives hvordan sekretariatet understøtter fællesskaberne omkring hvert produkt.
- OS2’s portefølje
- Forskellen på projekt, produkt og fællesskab
- Hvordan sekretariatet understøtter
- Processen for nye produkter
- Fra OS2-projekt til OS2-produkt
- Kriterier for OS2-projekt
- Kriterier for OS2-produkt
- Skabeloner og vejledninger
Samarbejdspartnere og leverandører
Skaber klarhed over, hvordan OS2 samarbejder med eksterne parter – både offentlige og private – og hvilke principper og rammer der gælder for samarbejdet.
- OS2’s samarbejdsfilosofi
- Typer af samarbejdspartnere
- Aftaler og rammer
- Samarbejdsformer
- Praktisk samspil
- Ressourcer
Kultur og udvikling
Beskriver OS2’s kultur og tilgang til samarbejde, læring og udvikling – og hvordan vi understøtter hinanden som team og fællesskab.
- Sådan arbejder vi i fællesskab
- Forbindelsen til ITK’s kultur
- Læring og videndeling
- Kompetenceudvikling
- Feedbackkultur og sparring
- Ledelsesstil og fælles udvikling
Praktisk information
Hurtig adgang til praktisk information om arbejdsforhold, udstyr, lokaler og sikkerhed i hverdagen i sekretariatet.
- Arbejdsforhold og retningslinjer
- IT og udstyr
- Lokaler og adgang
- Kommunikation og kontakt
- Sikkerhed og GDPR
Bilag og ressourcer
Her samles relevante dokumenter, skabeloner og henvisninger ét sted, så de hurtigt kan findes og bruges i det daglige arbejde.