Ændring af lokal kontaktperson
Indholdsfortegnelse
Under udarbejdelse
Arbejdsgangen og ansvarsfordelingen afventer ledelsens godkendelse.
En lokal kontaktperson er den person i en kommune, som OS2 kan kontakte med information om et bestemt produkt. Der skal være en lokal kontaktperson for hvert OS2-produkt, kommunen anvender.
Ansvar og rollefordeling
Produktforvaltningen har ansvar for:
- at oplysninger om lokale kontaktpersoner holdes opdaterede
- at ændringer meddeles OS2-sekretariatet
- at nye lokale kontaktpersoner introduceres til produktet og fællesskabet
- at produktets nyhedsbrevsliste holdes opdateret.
OS2-sekretariatet har ansvar for at opdatere de fælles administrative oplysninger på baggrund af indmeldte ændringer.
Sekretariatet er ikke ansvarligt for at opsøge oplysninger om ændringer i de lokale kontaktpersoner.
Sådan håndteres en ændring
- Meddel ændringen til sekretariatet. Brug formularen Opdater lokal kontaktperson, så oplysningerne kan opdateres administrativt.
- Opdatér produktets nyhedsbrevsliste. Produktkoordinatoren sørger som udgangspunkt selv for dette, hvis vedkommende har adgang til og kan anvende Heyloyalty. Ellers afklares håndteringen med sekretariatet.
- Introducér den nye kontaktperson. Produktforvaltningen sørger for, at den nye kontaktperson får relevant information om produktet og fællesskabet, gerne i samarbejde med den tidligere kontaktperson.
Husk ved opdatering af nyhedsbrevslisten
Den nye kontaktperson skal registreres med den korrekte rolle. Den tidligere kontaktpersons rolle skal opdateres.
Den tidligere kontaktperson bliver ikke automatisk afmeldt nyhedsbrevet, men kan selv vælge at afmelde sig.
Introduktion af nye lokale kontaktpersoner
Brug eventuelt denne tjekliste som støtte, når en ny lokal kontaktperson skal introduceres:
- Forklar kontaktpersonens rolle og ansvar.
- Introducér produktet, produktorganisationen og relevante kontaktveje.
- Informér om produktets nyhedsbrev og øvrige kommunikationskanaler.
- Introducér relevante samarbejdsfora, aktiviteter og muligheder for deltagelse i produktfællesskabet.
- Del relevante links til OS2’s hjemmeside og håndbog.
Introduktionen tilpasses det enkelte produkt og kan med fordel ske i samarbejde med den tidligere kontaktperson.