Sådan bruger vi Nextcloud

Her finder du OS2’s fælles praksis for mapper, fildeling, filformater og navngivning i Nextcloud.

Indholdsfortegnelse

  1. Interne og offentlige mapper
  2. Filformater
    1. Godt at vide om ODF
  3. Mapper og filnavne
  4. Husk README-filen

Interne og offentlige mapper

Vi skelner mellem to typer mapper:

  • Interne mapper: Her arbejder vi med kladder, noter og dokumenter under udarbejdelse.
  • Offentlige mapper: Her deler vi godkendt dokumentation, som andre skal kunne finde og bruge.

OS2 arbejder ud fra princippet om åbenhed først (Open by default). Derfor gør vi dokumentation offentligt tilgængelig, når der ikke er en konkret grund til at begrænse adgangen.

Når dokumentation er klar til offentlig deling, placeres den i produktets eller projektets offentlige mappe i Nextcloud eller på den aftalte dokumentationsplatform.

Filformater

OS2 bruger som udgangspunkt åbne dokumentformater (ODF):

  • .odt – tekstdokumenter
  • .ods – regneark
  • .odp – præsentationer

Når dokumenter skal deles bredt, kan de også eksporteres til PDF.

Godt at vide om ODF

  • Programmer: ODF-filer kan åbnes i fx LibreOffice og nyere versioner af Microsoft Office.
  • Kompatibilitet: Formatering kan ændre sig mellem programmer. Kontrollér derfor dokumentets layout, inden det deles.
  • Skabeloner: Brug OS2’s fælles skabeloner, når de findes.
  • Spor ændringer: Funktionen findes også i ODF-kompatible programmer og kan bruges ved gennemgang og godkendelse af dokumenter.

Nextcloud kan opbevare andre filformater, herunder Word-dokumenter. Mulighederne for redigering direkte i browseren afhænger af opsætningen.

Mapper og filnavne

Hold strukturen enkel og genkendelig:

  • Brug beskrivende og konsekvente filnavne, fx 2025-03-15_Referat_Bestyrelsesmoede.odt.
  • Navngiv mapper, så deres indhold fremgår tydeligt.
  • Placer offentlige filer i produktets eller projektets offentlige mappe.
  • Gem interne arbejdsfiler i den relevante interne mappe.
  • Flyt dokumenter med varig betydning fra personlige eller lokale mapper til det fælles arkiv.

GitHub kan anvendes til dokumentation, der kræver versionsstyring. Produktet eller projektet tager stilling til dokumentationsstrukturen og beskriver, hvor materialet findes.

Se også GitHub eller Nextcloud?.

Husk README-filen

Alle OS2-produkter og -projekter skal have en README-fil i deres offentlige Nextcloud-mappe.

README-filen beskriver, hvor dokumentationen findes – både i Nextcloud, GitHub og eventuelle andre dokumentationssystemer.

Se Opret en README – for vejledning og skabelon.