Skriv et nyhedsbrev

Du behøver ikke være kommunikationsekspert for at skrive et godt nyhedsbrev.

Som produktforvalter eller en del af et OS2-produktfællesskab ved du allerede det vigtigste: Hvad der sker omkring produktet, og hvad der kan være relevant for dem, der bruger det eller følger med.

Denne side hjælper dig med at få det omsat til et nyhedsbrev.

Vil du helst bare i gang?

Klik og download: Skabelonen til dit nyhedsbrev, og skriv direkte i dokumentet.

Du kan også læse videre her på siden, hvis du gerne vil have lidt flere råd med på vejen.

Indholdsfortegnelse

1. Hvad er et godt nyhedsbrev?
2. Start med det, du allerede ved
3. Skriv til en, der har lidt travlt
4. Brug tre spørgsmål
   1. Hvad er nyt?
   2. Hvorfor er det relevant?
   3. Skal læseren gøre noget?
   4. Eksempel: Fra produktinformation til nyhedsbrev
5. Sæt det vigtigste først
6. Skriv som et menneske
7. Gør nyhedsbrevet nemt at skimme
8. Skriv emnelinjen til sidst
9. Godt nok til at sende?
10. Vil du have hjælp til at skrive dit nyhedsbrev?

Hvad er et godt nyhedsbrev?

Et godt nyhedsbrev behøver ikke være perfekt. Det skal først og fremmest være relevant, nemt at forstå og skrevet på en måde, der føles naturlig.

For OS2 er et godt nyhedsbrev gerne:

Et brev, der bliver sendt.
Et brev, der er relevant nok til at blive læst.
Og gerne et brev, der er enkelt nok til, at der også bliver sendt et næste.

Nyhedsbreve er en måde at holde forbindelsen mellem produktet og fællesskabet levende. Derfor er regelmæssig og menneskelig kommunikation ofte mere værdifuld end et sjældent nyhedsbrev, der er blevet finpudset i meget lang tid.

Start med det, du allerede ved

Du behøver ikke begynde med en færdig tekst.

Start med det, der faktisk sker omkring produktet.

Det kan fx være:

• en ny version eller funktion
• en ændring, som brugerne bør kende
• en beslutning fra styre- eller koordinationsgruppen
• et arrangement eller webinar
• erfaringer fra en kommune eller en anden del af fællesskabet
• noget, I gerne vil have input til
• en vigtig dato eller frist

Et nyhedsbrev behøver heller ikke indeholde mange historier. Har du én relevant ting at fortælle, kan det sagtens være nok.

Skriv til en, der har lidt travlt

Forestil dig, at du fortæller nyheden til en kollega, der har lidt travlt og ikke kender alle detaljerne på forhånd.

Hvad ville du fortælle først? Og hvad har kollegaen brug for at vide?

Skriv, som du ville forklare det til vedkommende.

Du behøver ikke finde frem til én bestemt målgruppe. Det vigtigste er, at læseren hurtigt kan forstå, hvad nyheden handler om, og hvorfor den er relevant.

Brug tre spørgsmål

Du behøver ikke planlægge hele nyhedsbrevet, før du begynder. Start med én nyhed, og brug de tre spørgsmål til at skrive den.

Hvad er nyt?

Fortæl kort og konkret, hvad der er sket.

Hvorfor er det relevant?

Fortæl ikke kun, hvad produktet, sekretariatet eller styregruppen har gjort.

Hjælp også læseren med at forstå, hvad det betyder for vedkommende.

Du kan fx begynde med:

• Det betyder for dig, at …
• Du får nu mulighed for at …
• Ændringen betyder, at …
• Det kan være relevant for dig, hvis …

Skal læseren gøre noget?

Hvis ja, så gør det tydeligt, hvad læseren skal gøre.

Det kan fx være:

• Tilmeld dig
• Læs mere
• Giv input
• Del med en kollega
• Svar inden en bestemt dato

Hvis læseren ikke skal gøre noget, er det også helt fint. Ikke alle nyheder kræver en handling.

Eksempel: Fra produktinformation til nyhedsbrev

Forestil dig, at et OS2-produkt har fået en ny funktion, der gør det muligt at eksportere data til Excel.

Sådan kunne den interne information lyde:

I forbindelse med den seneste release er der implementeret funktionalitet til eksport af data i Excel-format. Funktionaliteten er udviklet på baggrund af ønsker fra anvenderorganisationerne og er nu tilgængelig i produktets brugergrænseflade.

Sådan kunne du skrive det i nyhedsbrevet:

Nu kan du hente dine data direkte til Excel

Med den nye version af produktet kan du eksportere data direkte til Excel.

Det gør det nemmere at arbejde videre med oplysningerne, fx hvis du skal lave en oversigt eller dele dem med en kollega.

Funktionen er allerede tilgængelig.

Læs mere om den nye funktion →

Hvad er forskellen?

Den anden version fortæller stadig, hvad der er nyt. Men den gør det også nemmere at forstå, hvorfor nyheden er relevant:

• Hvad er nyt? Du kan eksportere data til Excel.
• Hvorfor er det relevant? Du kan lettere arbejde videre med og dele oplysningerne.
• Skal læseren gøre noget? Nej, men der er mulighed for at læse mere.

Du behøver altså ikke gøre nyheden mere spændende, end den er. Du skal bare hjælpe læseren med at forstå, hvad den betyder.

Sæt det vigtigste først

Hvis læseren kun når at læse én ting, hvad skal det så være?

Sæt som udgangspunkt den vigtigste nyhed først.

Det samme gælder inde i den enkelte historie: Begynd med det væsentlige, og tilføj derefter de detaljer, der hjælper læseren.

Du behøver fx ikke fortælle hele historien om, hvordan I nåede frem til en beslutning, hvis læseren først og fremmest har brug for at vide, hvad beslutningen betyder.

Skriv som et menneske

Brug almindelige ord og korte afsnit.

Skriv gerne direkte til læseren som du.

Det er helt i orden, at man kan mærke, at der er et menneske bag nyhedsbrevet. Du behøver ikke få teksten til at lyde mere formel, end når du selv forklarer noget til en kollega.

Hvis en sætning føles tung, kan du prøve at læse den højt. Hvis du aldrig ville sige den sådan til en kollega, kan den ofte skrives enklere.

Gør nyhedsbrevet nemt at skimme

Læseren skal hurtigt kunne finde det, der er relevant.

Gør derfor nyhedsbrevet overskueligt:

• brug tydelige overskrifter
• hold afsnittene korte, og sørg for luft mellem dem
• giv hver nyhed sit eget afsnit
• brug links, hvis læseren kan finde flere oplysninger et andet sted
• brug kun billeder, når de tilfører noget til indholdet

Tjek også, hvordan nyhedsbrevet ser ud på mobilen. Det skal være nemt at læse på en lille skærm.

Skriv emnelinjen til sidst

Det er ofte lettere at skrive emnelinjen, når resten af nyhedsbrevet er færdigt.

Brug lidt tid på at finde en emnelinje, der fortæller, hvad nyhedsbrevet handler om, og giver modtageren lyst til at åbne det.

Den behøver ikke være smart eller kreativ. Den må gerne bare være konkret og relevant.

Godt nok til at sende?

Inden du sender, kan du lave et hurtigt tjek:

• Står det vigtigste først?
• Er det tydeligt, hvorfor nyhederne er relevante?
• Er det nemt at se, hvis læseren skal gøre noget?
• Har du læst teksten igennem – gerne højt?
• Har du tjekket nyhedsbrevet på mobilen?
• Virker links, og er navne og datoer korrekte?

Hvis du kan svare ja, er nyhedsbrevet sandsynligvis klar til at blive sendt.

Vil du have hjælp til at skrive dit nyhedsbrev?

Du kan også hente en redigerbar skabelon, hvor du skriver dit nyhedsbrev direkte i dokumentet.

Skabelonen hjælper dig med at få det vigtigste med – uden at du skal begynde med en tom side.

Når du er færdig, sletter du hjælpeteksterne og kopierer dit nyhedsbrev over i nyhedsbrevssystemet.

Klik og download direkte (.odt): Lav dit nyhedsbrev – trin for trin