Få oprettet et arrangement

Har du ikke adgang til Odoo eller er du endnu ikke blevet introduceret til selv at oprette arrangementer, kan OS2-sekretariatet hjælpe med at oprette arrangementet på os2.eu.

Send oplysningerne nedenfor til kommunikation@os2.eu.

Send gerne materialet i god tid inden den ønskede offentliggørelse. Forvent nogle dages behandlingstid.

Indholdsfortegnelse

1. Det skal vi bruge
   1. 1. Titel, tid og format
   2. 2. Målgruppe og formål
   3. 3. Tekst til arrangementssiden
2. Hvis det er relevant
   1. Begrænset antal deltagere
   2. Ekstra spørgsmål ved tilmelding
   3. Særlig tilmelding
   4. Praktisk information
   5. Synlighed
   6. Illustrationer og andet materiale
3. Automatiske mails

Det skal vi bruge

1. Titel, tid og format

Send:

• arrangementets titel
• dato
• start- og sluttidspunkt
• arrangør – fx produkt, projekt eller koordinationsgruppe
• kontaktperson – navn og e-mail
• tilmeldingsfrist
• om arrangementet er fysisk, online eller hybrid

Ved et fysisk eller hybridt arrangement skal du også sende:

• adresse
• eventuelt lokale

Ved et online eller hybridt arrangement skal du sende mødelinket.

2. Målgruppe og formål

Beskriv kort:

• hvem arrangementet er relevant for
• hvad formålet med arrangementet er
• hvad deltagerne får ud af at være med

Skriv også, hvis arrangementet ikke er relevant for bestemte målgrupper, fx leverandører.

3. Tekst til arrangementssiden

Send en kort beskrivelse af arrangementet.

Den bør som minimum fortælle:

• hvad arrangementet handler om
• hvorfor det er relevant
• hvad deltagerne kan forvente

Send også programmet, hvis det findes. Det må gerne være foreløbigt.

Hvis det er relevant

Begrænset antal deltagere

Skriv, hvis der kun er plads til et bestemt antal deltagere.

Ekstra spørgsmål ved tilmelding

OS2’s arrangementsskabeloner indsamler som udgangspunkt:

• navn
• e-mail
• organisation

Hvis I har brug for flere oplysninger fra deltagerne, så send de ekstra spørgsmål med.

Det kan fx være oplysninger om:

• kost
• særlige behov
• rolle eller fagområde
• ønsker til arrangementet

Skriv også, hvis et spørgsmål skal være obligatorisk.

Særlig tilmelding

Skriv, hvis tilmeldingen fx:

• kræver godkendelse
• kun er åben for en bestemt gruppe

Praktisk information

Send det, deltagerne skal vide, fx:

• forplejning
• om arrangementet optages
• forventning om aktiv deltagelse
• brug af kamera eller mikrofon
• andet, der er vigtigt at vide på forhånd

Synlighed

Skriv, hvis arrangementet kun skal kunne findes via et direkte link og ikke vises sammen med de øvrige arrangementer på os2.eu.

Illustrationer og andet materiale

Send gerne illustrationer, grafik eller andet relevant materiale.

Sekretariatet kan også vælge et bannerbillede, der passer til OS2’s visuelle udtryk.

Automatiske mails

Når arrangementet oprettes med en af OS2’s skabeloner, følger standardmails til deltagerne automatisk med.

Du behøver derfor kun sende tekst til mails, hvis arrangementet kræver noget særligt.