Opret et arrangement i Odoo
Denne vejledning er til dig, der har adgang til Odoo og selv skal oprette et arrangement på os2.eu.
Start med en af OS2’s skabeloner. Så er de almindelige spørgsmål og automatiske mails allerede sat op.
Indholdsfortegnelse
- 1. Opret arrangementet
- 2. Vælg lokale eller mødelink
- 3. Vælg synlighed
- 4. Begræns antal deltagere
- 5. Tjek spørgsmålene til deltagerne
- 6. Tjek de automatiske mails
- 7. Kontrollér arrangementet
- Mere hjælp til Odoo
1. Opret arrangementet
Gå til Arrangementer i Odoo og klik på Ny.
Udfyld arrangementets titel, dato og tidspunkt.
Vælg en skabelon
Find feltet Skabelon øverst på siden.
💡 Feltet er let at overse
Skabelonfeltet ligger blandt de øvrige oplysninger øverst på arrangementet og kan være svært at få øje på.
Vælg:
- OS2 fysisk arrangement skabelon ved fysiske arrangementer
- OS2 webinar skabelon ved onlinearrangementer
Skabelonen sørger blandt andet for, at standardspørgsmål og automatiske mails bliver sat op.
Udfyld derefter:
- Arrangør
- Ansvarlig
- Sprog – vælg gerne Dansk
- eventuelle Tags
2. Vælg lokale eller mødelink
Fysisk arrangement
Vælg arrangementets Lokale.
Her angiver du stedet, hvor arrangementet afholdes.
Webinar
Ved et webinar skal feltet Lokale være tomt.
Når du fjerner et lokale, får du mulighed for at udfylde URL til onlinearrangement.
Indsæt mødelinket her.
💡 Mødelinket bruges i mails
OS2’s webinar-mails henter mødelinket fra URL til onlinearrangement. Indsæt derfor linket, inden der åbnes for tilmelding.
3. Vælg synlighed
Under Synlighed vælger du, hvem der kan finde arrangementet.
Du kan blandt andet vælge, at arrangementet kun skal kunne findes via et direkte link.
💡 Synlighed har værdi
Et arrangement kan godt være relevant at vise på hjemmesiden, selvom ikke alle kan deltage.
Brug derfor kun visning via link, når der er en konkret grund til, at arrangementet ikke skal fremgå sammen med de øvrige arrangementer.
4. Begræns antal deltagere
Hvis der kun er plads til et bestemt antal deltagere, skal du slå Begræns tilmeldinger til og angive det maksimale antal.
Husk at kontrollere tallet, inden arrangementet offentliggøres.
5. Tjek spørgsmålene til deltagerne
Længere nede på arrangementet finder du fanerne:
Billetter · Kommunikation · Spørgsmål · Noter og dokumenter
💡 Fanerne ligger nederst
De kan være lette at overse, når du arbejder med oplysningerne øverst på siden.
Vælg Spørgsmål for at se, hvilke oplysninger deltagerne bliver bedt om ved tilmelding.
OS2’s skabeloner indeholder som udgangspunkt:
- navn
- organisation
Du kan tilføje flere spørgsmål, hvis du har brug for andre oplysninger.
Det kan fx være relevant ved et fysisk arrangement, hvis du skal kende deltagernes kostbehov eller særlige behov. Det kan også være relevant at spørge til rolle, fagområde eller andet, der har betydning for arrangementet.
Du kan vælge, om et spørgsmål skal være obligatorisk.
6. Tjek de automatiske mails
Vælg fanen Kommunikation nederst på arrangementet.
Når du har valgt en OS2-skabelon, bør de automatiske mails allerede ligge her.
Du behøver derfor normalt ikke oprette dem selv.
Har du brug for at ændre eller tilføje mails, se Automatiske mails.
Vil du oprette en ny arrangementsskabelon eller mailskabelon, se Skabeloner til arrangementer og mails.
7. Kontrollér arrangementet
Inden du går videre, så tjek:
- titel
- dato og tidspunkt
- arrangør og ansvarlig
- sprog
- lokale eller mødelink
- synlighed
- eventuel deltagerbegrænsning
- spørgsmål til deltagerne
- at de automatiske mails ligger under Kommunikation
Når oplysningerne er på plads, kan du gå videre til Opsæt arrangementssiden på os2.eu.
Mere hjælp til Odoo
Denne vejledning beskriver det, du især skal være opmærksom på i OS2.
Har du brug for mere hjælp til Odoo, kan du bruge Odoos egen dokumentation om Events.
💡 Tjek versionen
Sørg for, at den Odoo-vejledning, du læser, passer til den version, som os2.eu kører på. Menuer og muligheder kan se forskellige ud fra version til version.