Automatiske mails
Når du bruger en af OS2’s arrangementsskabeloner, er de almindelige automatiske mails allerede sat op.
I de fleste tilfælde behøver du derfor ikke ændre noget.
Indholdsfortegnelse
- Det får du med OS2’s skabeloner
- Find de automatiske mails
- Skal du ændre noget?
- Ændr hvornår en mail sendes
- Pas på, når du åbner en mailskabelon
- Tilføj en automatisk mail
- Mere hjælp til Odoo
Det får du med OS2’s skabeloner
OS2 webinar skabelon
Der følger tre mails med:
- Webinar: bekræftelse på tilmelding (OS2) – sendes efter tilmelding
- Webinar: påmindelse 2 dage før (OS2)
- Webinar: påmindelse 2 timer før (OS2)
Mailsene henter automatisk oplysninger fra arrangementet, fx:
- deltagerens navn
- arrangementets navn
- dato og tidspunkt
- mødelink fra URL til onlinearrangement
- kalenderlinks
Du skal altså ikke indsætte det konkrete mødelink i mailskabelonen.
Udfyld mødelinket på selve arrangementet. Så hentes det automatisk ind i mailen.
OS2 fysisk arrangement skabelon
Der følger tre mails med:
- Fysisk arrangement: bekræftelse på tilmelding (OS2) – sendes efter tilmelding
- Fysisk arrangement: påmindelse 2 dage før (OS2)
- Fysisk arrangement: påmindelse 12 timer før (OS2)
Mailsene henter automatisk oplysninger fra arrangementet, fx navn, dato, tidspunkt og sted.
Find de automatiske mails
Åbn arrangementet i Odoo.
Nederst på siden finder du fanen Kommunikation.
Her kan du se:
- hvilken mailskabelon der bruges
- hvornår mailen sendes
- hvad der udløser den
💡 To ting, der hænger sammen
Den automatiske mail bestemmer hvornår mailen bliver sendt.
Mailskabelonen bestemmer hvad der står i mailen.
Skal du ændre noget?
Brug denne tommelfingerregel:
✅ Brug OS2’s eksisterende skabelon, hvis standardmailen indeholder det, deltagerne skal vide.
✅ Opret en ny mailskabelon, hvis:
- et produkt gerne vil have sin egen faste mailtekst
- samme særlige tekst skal bruges til flere af produktets arrangementer
- ét konkret arrangement kræver indhold, som ikke passer i standardmailen
❌ Opret ikke en ny mailskabelon, bare fordi:
- datoen er anderledes
- stedet er anderledes
- mødelinket er anderledes
De oplysninger kan hentes automatisk fra arrangementet.
❌ Ret ikke OS2’s fælles mailskabelon for at indsætte oplysninger om ét bestemt arrangement.
Ændr hvornår en mail sendes
Du kan ændre Interval, Enhed og Trigger på det enkelte arrangement uden at ændre andre arrangementer.
Det betyder fx, at du kan ændre en påmindelse fra to dage før til én dag før.
⚠️ Tjek teksten, hvis du ændrer tidspunktet
OS2’s standardmails er skrevet til deres normale tidspunkt. Der kan fx stå “vi ses om et par timer” eller “vi ses om et halvt døgns tid”.
Hvis du ændrer tidspunktet markant, kan teksten derfor blive misvisende.
Har du brug for både et andet tidspunkt og en anden tekst, så opret en ny mailskabelon.
Pas på, når du åbner en mailskabelon
Ved navnet på den valgte mailskabelon kan du åbne selve skabelonen via den lille pil.
Pilen kan være let at overse.
⚠️ Du åbner selve mailskabelonen
Ændrer du teksten her, kan ændringen slå igennem alle de steder, hvor skabelonen bruges.
Ret derfor kun en eksisterende skabelon, hvis ændringen skal gælde alle de arrangementer, der bruger den.
Er teksten kun til ét arrangement, så opret en ny mailskabelon i stedet.
Se Skabeloner til arrangementer og mails for, hvordan du opretter en ny mailskabelon.
Tilføj en automatisk mail
Hvis du har brug for en ekstra mail:
- Åbn fanen Kommunikation.
- Klik på Tilføj en linje.
- Vælg Mail.
- Klik i feltet til mailskabelonen.
- Vælg den skabelon, du vil bruge.
- Hvis du ikke kan finde den, vælg Søg flere….
- Angiv Interval, Enhed og Trigger for at bestemme, hvornår mailen skal sendes.
Hvis mailen kræver sin egen tekst, skal du oprette en ny mailskabelon.
Se Skabeloner til arrangementer og mails.
Mere hjælp til Odoo
Denne vejledning beskriver den måde, vi bruger automatiske mails på i OS2.
Har du brug for flere detaljer, kan du også bruge Odoos egen dokumentation.
💡 Tjek Odoo-versionen
Sørg for, at den vejledning, du læser hos Odoo, passer til den version, som os2.eu kører på. Menuer og muligheder kan ændre sig mellem versioner.