Sådan arbejder vi i OS2 Overblik Sekretariat · Projekter & produkter
🔎 Overblik: Rammer for forløb, roller og beslutningspunkter på tværs af OS2.
🛠️ Skal du løse en opgave nu? Brug Værktøjskassen til Trin for trin, værktøjer og skabeloner.
Her beskriver vi, hvordan vi arbejder sammen i OS2-sekretariatet: hvilke værktøjer, metoder og mødeformer vi bruger til at skabe fælles struktur, samarbejde og dokumentation. Afsnittet fokuserer på vores principper og arbejdsgange – altså hvordan vi organiserer, prioriterer og træffer beslutninger på tværs af fællesskabet.
Samarbejdsformer
Vi arbejder ud fra princippet om åbenhed først og kendt som Open by default. Åbenhed, dialog og fælles ejerskab er kerneværdier i OS2 og vores samarbejde bygger på løbende samtale, fælles dokumentation og klare beslutningsflow.
- Samtale og koordinering: Vi bruger løbende sparring, teammøder og 1:1-sparring til at koordinere opgaver, afklare prioriteringer og følge op på igangværende arbejde.
- Fælles dokumenter: Vi arbejder i fælles filer på Nextcloud og GitHub, hvor alt væsentligt materiale kan findes og deles. Dokumenter skal være åbne, navngivet tydeligt og versioneret.
- Beslutninger: Større beslutninger drøftes i teammøder og dokumenteres i referater. Ved tvivl skal beslutningen forankres hos sekretariatschefen.
- Tværgående samarbejde: Vi arbejder tæt sammen med OS2’s bestyrelse, produktorganisationer og øvrige relevante aktører. Kommunikation med eksterne koordineres efter behov. Det skal være tydeligt, hvem der er afsender, og hvordan kommunikationen hænger sammen med OS2’s fælles retning.
Se også: Guides og skabeloner i Værktøjskassen (facilitering, mødeformer, referat).
Åben dokumentation og videndeling
OS2 arbejder ud fra princippet om åbenhed først (Open by default). Fælles viden og dokumentation skal derfor så vidt muligt kunne findes, forstås og genbruges af andre.
Det betyder blandt andet, at:
- væsentlige beslutninger og aftaler dokumenteres
- mødenoter og referater placeres, så relevante deltagere kan finde dem
- erfaringer, læring og materialer deles åbent, når der ikke er en grund til at begrænse adgangen
- fælles dokumentation placeres i de aftalte fælles systemer frem for kun at eksistere i mails eller hos enkeltpersoner
Centrale værktøjer
OS2-sekretariatet anvender en række digitale værktøjer, der understøtter samarbejde, planlægning og dokumentation:
| Værktøj | Formål | Adgang |
|---|---|---|
| Leantime | Tidsregistrering. Bruges til at registrer tidsforbrug på opgaver. | itk-leantime.itkdev.dk |
| Nextcloud | Fælles filarkiv. Bruges til at lagre og dele dokumenter og andre filtyper. | boks.os2.eu |
| GitHub | Versionsstyring og projektstyring. Bruges til at samarbejde om kode, bygge dokumentation samt projektstyre opgaver. | github.com/OS2offdig |
| Zulip | Intern chat og løbende sparring. Bruges til hurtig dialog, videndeling og koordinering. | os2samtale.os2.eu |
| Airtable | CRM Overblik. Bruges til overblik over produkter, medlemmer og tilknytninger. | airtable.com |
| Hey Loyalty | Nyhedsbreve. Bruges til at kommunikere til medlemmer og andre interessenter. | heyloyalty.com |
| Odoo | Hjemmeside. Bruges til at administrere OS2s hjemmeside. | os2.eu |
Valg og brug af fælles værktøjer bør så vidt muligt understøtte åbenhed, transparens og fælles ejerskab. Se Principper for valg af fælles værktøjer for de hensyn, OS2 arbejder ud fra.
Dokumenter og opgaver med fælles eller varig betydning skal placeres i de aftalte fælles systemer, så de kan findes og bruges af relevante personer.
Se også: How-to og standarder pr. værktøj i Værktøjskassen (fx Nextcloud: fildeling, adgang, rettigheder).
Filstruktur og navngivningsprincipper
- Brug altid klare og konsekvente filnavne, fx
2025-03-15_Referat_Bestyrelsesmoede.odt. - Mapper skal navngives så det er forklarende hvad de indeholder.
- Filer som skal deles offentligt placeres i Nextcloud under mappen Offentligt filer til hjemmeside
- Interne filer gemmes i Nextcloud under mappen OS2.
- Versionering sker på GitHub for dokumenter med offentlig relevans (fx governance, vejledninger, skabeloner).
- Personlige noter og arbejdsfiler kan ligge lokalt, men placeres i fælles arkiv, når de får varig betydning.
Se også: Fildeling (Nextcloud) i Værktøjskassen for trin, rettigheder og mappeskabelon.
Mødekultur og mødestruktur
Vi lægger vægt på struktur, nærvær og tydelige roller i vores møder.
- Dagsorden og formål: Mødeindkalder er ansvarlig for at mødet har et formål og en dagsorden som er tydelig for alle deltagere.
- Teammøde: Afholdes hver anden uge med fokus på koordinering, prioritering, fælles opgaver og sammenhæng i sekretariatets arbejde.
- 1:1-sparring: Sekretariatets medarbejdere har løbende 1:1-sparringsmøder med sekretariatslederen om opgaver, prioriteringer og behov for sparring.
- Tværgående møder: Efter behov med de relevante aktører f.eks. produktkoordinator, arkitekt, kommunikation og andre.
- Opsamling: Alle møder skal have dagsorden og kort referat i Nextcloud eller GitHub.
- Facilitering: Mødelederen har ansvar for at holde fokus på formål og beslutninger.
Mødekulturen skal være præget af åbenhed og respekt for hinandens faglighed og tid.
Se også: Skabeloner for dagsorden og referat i Værktøjskassen.
Governance og standarder
OS2’s måde at arbejde på bygger på den fælles governance-model (jf. OS2 organisering version 1 og governance_template.md). Organiseringen og modellen sikrer kvalitet, transparens og ejerskab i alle OS2-projekter og -produkter.
Sekretariatet skal:
- Rådgive projekter og produkter i brugen af governance-modellen, checklisten og eventuelt andre relevante standarder.
- Understøtte dokumentation i GitHub, så krav til relevans, formkrav, governance og strategisk sammenhæng følges.
- Sikre, at alle produkter efterlever OS2’s værdier om åbenhed, fælles ejerskab og brug af open source-standarder.
- Anvende fælles standarder for dokumentation, projektstyring og licenser (MPL 2.0 som udgangspunkt jf. OS2s vedtægter).
Governance-modellen og internationale standarder er vores fælles kvalitetsramme – både for sekretariatets interne arbejde og for de OS2-projekter og -produkter, vi understøtter.
Se også: Governance-rapport/licensvalg i produktets docs + relevante skabeloner i Værktøjskassen.