Kommunikation og tone
Her kan du få en forståelse for OS2’s kommunikation, sprog og tone, så vi fremstår ensartet og professionelt i alt, hvad vi kommunikerer.
Afsnittet gælder for al skriftlig og mundtlig kommunikation fra sekretariatet og dækker både intern og ekstern kommunikation.
Tone og Code of Conduct
Vi kommunikerer som open source: åbent, generøst og med plads til alle perspektiver. OS2’s kommunikation bygger på respekt, åbenhed og samarbejde – de samme værdier, der er beskrevet i OS2’s Code of Conduct.
Det betyder, at vi kommunikerer med udgangspunkt i fællesskabets formål: at skabe, dele, forbedre og bevare ejerskab sammen.
Grundprincipper for OS2’s tone:
- Vi er åbne og transparente om, hvad vi ved og hvad vi arbejder på.
- Vi kommunikerer respektfuldt og inkluderende, også når vi er uenige.
- Vi skriver enkelt og forståeligt, uden tekniske eller administrativt indforståede formuleringer. Vi er opmærksomme på at tilpasse formen efter, hvem vi kommunikerer med.
- Vi fokuserer på fællesskab frem for organisation – “vi i OS2-fællesskabet” frem for “jeg”, “sekretariatet” eller “kommune”.
- Vi formidler fagligt, men uformelt: professionelt, men ikke bureaukratisk.
- Vi viser tillid og konstruktiv nysgerrighed i dialogen med alle parter.
Kommunikation med medlemmer, leverandører og partnere
Sekretariatet repræsenterer hele OS2-fællesskabet og skal altid kommunikere på en måde, der styrker samarbejdet og fælles ejerskab.
Medlemmer (kommuner, regioner og offentlige organisationer):
- Kommunikation skal være servicemindet og løsningsorienteret.
- Vi svarer hurtigt og præcist. Også når svaret er, at vi vender tilbage senere.
- Vi viser forståelse for lokale behov, men holder fokus på det fælles bedste.
Leverandører og udviklingspartnere:
- Vi kommunikerer ligeværdigt og samarbejdsorienteret. Leverandører er samarbejdspartnere, ikke leverandører af færdige hyldevare.
- Vi refererer altid til OS2’s principper for styring og samarbejde.
- Dialog skal ske i åben og dokumenteret form. F.eks. i issue-trackere eller offentlig tilgængelige mødereferater.
Eksterne samarbejdspartnere (KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen m.fl.):
- Kommunikation skal afspejle OS2’s rolle som fællesoffentligt fællesskab.
- Vi søger samarbejde og koordinering – ikke positionering.
Visuel identitet og logo
OS2’s visuelle retning samler de fælles valg for farver, typografi, logoer og grafiske elementer.
Brug OS2’s visuelle retning, når du skal lave præsentationer, dokumenter, opslag eller andre materialer.
Her finder du også links til logoer, grafiske elementer og skabeloner.
Skabeloner
Sekretariatet bruger fælles skabeloner, når de passer til opgaven. Skabelonerne gør det lettere at komme i gang og hjælper med at skabe genkendelighed på tværs af materialer.
Skabeloner til præsentationer og andre visuelle materialer finder du via OS2’s visuelle retning.
Andre skabeloner:
Skabelonerne kan tilpasses til den konkrete opgave.
God praksis for videndeling og åben dokumentation
OS2 arbejder ud fra princippet om åben først (Open by default). Alt arbejde skal kunne forstås, deles og genbruges af andre.
Vi dokumenterer derfor åbent:
- Processer, beslutninger og aftaler i Nextcloud eller GitHub.
- Mødenoter og referater, så andre kan følge med i beslutningsgrundlaget.
- Læringspunkter og eksempler, så viden bliver tilgængelig for hele fællesskabet.
Husk:
- Hvis noget kun findes i en mail eller i en lukket mappe, findes det ikke i OS2.
- Dokumentér hellere lidt for meget end for lidt, og gør det åbent.
Sammenfatning
OS2’s kommunikation skal være åben, respektfuld og professionel – men samtidig nærværende og menneskelig.
Når vi taler og skriver som ét fællesskab, styrker vi både OS2’s troværdighed og samarbejdets kvalitet.