Nyhedsbreve i OS2

Nyhedsbreve er en del af produkters og projekters løbende kommunikation med produktfællesskabet - og resten af verden. I OS2 bruger vi Heyloyalty som fælles platform til produktnyhedsbreve.

Nyhedsbrevet giver produktet en direkte kanal til mennesker, der allerede bruger produktet, og til andre, der gerne vil følge med. Det kan bruges til at skabe synlighed, dele viden, invitere til deltagelse og holde relationen til produktets community levende.

Styregruppen prioriterer kommunikationsindsatsen

Det er styregruppen, der prioriterer produktets samlede indsats – herunder hvor meget der skal arbejdes med kommunikation, og hvilke kommunikationsaktiviteter der giver mening.

Det er derfor ikke et krav, at et produkt anvender nyhedsbreve som kommunikationskanal eller sender nyhedsbreve med en bestemt frekvens. OS2 anbefaler dog, at produkterne bruger nyhedsbrevet aktivt, når det understøtter produktets mål.

Nyhedsbrevet er en direkte kanal til mennesker, som allerede har vist interesse for produktet, og kan derfor være en effektiv måde at fastholde relationer, dele viden og invitere til handling.

Det vigtigste er ikke at sende ofte, men at sende, når man har noget relevant at kommunikere. Samtidig er det vigtigt at huske, at læsere af et nyhedsbrev gerne skal holdes vågne. Selv en ‘lille’ nyhed understøtter synlighed og kan give læseren tryghed i at vide, at der er aktivitet - og måske endda motivere til selv at deltage endnu mere.

Produktet bør dokumentere og informere sekretariatet om, hvorvidt man ønsker at anvende nyhedsbrevet som kommunikationskanal. Først herefter kan sekretariatet understøtte og onboarde korrekt.

Hvad kan man fx skrive om?

Et nyhedsbrev behøver ikke være en stor produktion. En enkelt relevant nyhed kan være nok.

Det kan fx være:

en ny release eller funktion
en ny organisation, der er blevet en del af produktet
nye medlemmer af styre- eller koordinationsgruppen
en erfaring eller succeshistorie fra en anvender
noget nyt, produktet eller fællesskabet har lært
en invitation til møde, webinar eller anden aktivitet
når der søges nye medlemmer til styre- eller koordinationsgruppen
når der søges deltagere eller finansiering til fælles udvikling.

Nyhedsbrevet kan altså både bruges til at informere, engagere og invitere til handling.

Nyhedsbreve er som udgangspunkt en åben kanal

Et produktnyhedsbrev er ikke kun en kontaktliste for de personer, vi allerede kender. Det er også en kanal, hvor interesserede kan følge produktet og lære det bedre at kende. Historisk har nyhedsbrevet været tænkt mere som intern kommunikation til kontaktpersoner. I takt med OS2’s vækst og ændrede behov, anvendes nyhedsbrevet nu som en kanal, der understøtter synlighed, community-building og muligheden for, at nye organisationer og personer kan følge et produkt, før de eventuelt bliver en mere aktiv del af fællesskabet.

Udgangspunktet er derfor, at indhold i et produktnyhedsbrev skal kunne tåle at blive læst af alle, der vælger at følge produktet.

Relevans er ikke det samme som fortrolighed. Noget kan være mest relevant for en bestemt gruppe uden at være hemmeligt.

Gør det let for læseren at finde det relevante

Målretning behøver ikke altid at være teknisk.

Hvis en del af nyhedsbrevet fx kun er relevant for systemejere, kan man ganske enkelt hjælpe resten af læserne videre:

Ikke systemejer? Så kan du roligt springe videre til næste punkt.

Det er en enkel måde at gøre nyhedsbrevet mere relevant og servicere læseren uden at gøre udsendelsen mere kompliceret.

Én liste som udgangspunkt

Som udgangspunkt arbejder hvert produkt med én nyhedsbrevsliste.

Flere parallelle lister betyder mere vedligeholdelse, større risiko for fejl og mere arbejde med at holde modtagere ajour. Derfor opretter vi ikke ekstra lister, medmindre der er et tydeligt og varigt behov.

Når forskellige grupper skal have forskellig information, er målet i stedet at arbejde med målretning og segmentering inden for den samme liste.

Segmentering skal dog kun bruges, når behovet er reelt, og når løsningen kan vedligeholdes i praksis.

Hvad hører ikke hjemme i et nyhedsbrev?

Heyloyalty er ikke et lukket arbejdsforum.

Fortrolig, ufærdig eller intern arbejdsdialog foregår i relevante samarbejdsfora, fx direkte mail, møder, arbejdsgrupper eller OS2samtale.

Når informationen er klar til at blive delt bredere, kan nyhedsbrevet bruges som en af kanalerne til at formidle den.

Lukket dialog foregår i arbejdsfora. Nyhedsbrevet bruges, når informationen er klar til at blive delt.

Er der behov for, at udsende information, som af kritiske årsager ikke kan tåle at blive delt åbent, kontakt da gerne sekretariatet og gør opmærksom på situationen og behovet.

Kommunikation er en del af produktforvaltningen

Kommunikation er med til at sikre, at mennesker kan følge produktets udvikling, finde relevant information, deltage i fællesskabet og forstå produktets værdi.

Styregruppen prioriterer den samlede kommunikationsindsats, men ansvaret for at skrive indholdet behøver ikke nødvendigvis ligge hos produktforvalteren alene.

Det kan fx være et medlem af koordinationsgruppen, styregruppen eller en anden person i produktfællesskabet, som har viden, tid eller kommunikationskompetencer.

Det er en god idé at aftale:

hvem der typisk skriver eller samler indhold
hvem der godkender nyhedsbrevet
hvor omfattende en godkendelse der er behov for.

En enkel og tydelig rollefordeling gør det lettere at få kommunikationen til at fungere i praksis.

Sørg for, at de centrale personer er med

Produktets nyhedsbrev er også en vigtig kanal til de personer, der har en formel rolle omkring produktet.

Derfor skal produktets relevante kontaktpersoner i de tilsluttede organisationer samt medlemmer af styre- og koordinationsgruppen være registreret som modtagere af den relevante produktkommunikation.

Det er produktets ansvar at sikre, at oplysningerne er ajour, når personer eller roller ændrer sig.

Den konkrete arbejdsgang for vedligeholdelse af kontaktoplysninger og nyhedsbrevslister beskrives separat.

Brug hinandens erfaringer

Produktkommunikation behøver ikke udvikles fra bunden i hvert produkt.

Vi opfordrer dem, der arbejder med kommunikation i produkterne, til at sparre med hinanden på tværs. Se, hvordan andre produkter bruger deres nyhedsbreve, genbrug gode greb og del erfaringer om, hvad der fungerer.

Det kan både gøre arbejdet lettere og løfte kvaliteten på tværs af OS2.

OS2-sekretariatet kan hjælpe med at kvalificere produktets strategi og plan for nyhedsbreve og med at finde en enkel kommunikationspraksis, der passer til produktets mål og ressourcer.

I værktøjskassen findes skabeloner og praktisk hjælp til planlægning og udsendelse af nyhedsbreve.

Hold det enkelt og relevant

Nyhedsbrevsarbejdet skal være så enkelt at vedligeholde som muligt.

Udgangspunktet er derfor:

brug nyhedsbrevet aktivt som en del af produktets løbende kommunikation
gør det tydeligt, hvem informationen især er relevant for
hjælp læseren med hurtigt at finde det, der er relevant for dem
fordel arbejdet mellem de mennesker i produktfællesskabet, der bedst kan bidrage
aftal en enkel proces for skrivning og godkendelse
se på tværs af produkterne og genbrug gode greb og erfaringer
genbrug indhold på tværs af relevante kanaler, når det giver mening.

Målet er ikke at sende mest muligt, men at bruge nyhedsbrevet aktivt og relevant som en kanal mellem produktet og dets community.

Kort fortalt: Hvad skal I gøre?

Hvis jeres produkt vil bruge nyhedsbrev som kommunikationskanal:

Styregruppen: Tag stilling til, om nyhedsbrev skal indgå i produktets kommunikation, og hvor højt indsatsen skal prioriteres.
Produktforvaltningen: Informér sekretariatet om beslutningen, så produktet kan blive onboardet korrekt i Heyloyalty.
Produktet: Aftal, hvem der typisk skriver eller samler indhold, og hvem der godkender udsendelser.
Produktet: Sørg for, at relevante kontaktpersoner samt medlemmer af styre- og koordinationsgruppen er registreret korrekt, og hold oplysningerne ajour ved ændringer.
Den, der sender: Brug nyhedsbrevet til information, der kan deles åbent. Brug andre samarbejdsfora til fortrolig eller ufærdig dialog.
Den, der sender: Målret kun med segmentering, når der er et reelt behov. Gør ellers relevansen tydelig direkte i teksten.
Alle: Hold det enkelt. Et nyhedsbrev behøver ikke være langt, og en enkelt relevant nyhed kan være nok.

Er I i tvivl om opsætning, målgrupper, segmentering eller hvad der egner sig til et nyhedsbrev? Kontakt OS2-sekretariatet.

🛠️ Skal du arbejde konkret med nyhedsbreve nu? Gå til Værktøjskassen for trin for trin, værktøjer og skabeloner.