DRAFT VERSION - NOT AN OFFICIALLY APPROVED DOCUMENT
OS2-sekretariatets ydelseskatalog
Hvert ydelsesområde beskriver formål, målgruppe, leverancer, centrale aktiviteter og ansvar. De konkrete arbejdsforløb findes i beskrivelsen af opgavekort.
Indhold
- 1. Strategisk ledelse og foreningsudvikling
- 2. Governance og organisationsudvikling
- 3. Fællesskab på tværs af projekter og produkter
- 4. Produktmodning og innovationsstøtte
- 5. IT-arkitektur og teknisk kvalitet
- 6. Kommunikation og medlemsrelationer
- 7. Arrangementer og netværk
- 8. Forretningsdrift og administration
- 9. Fælles værktøjskasse, metoder og principper
- 10. Interessevaretagelse og strategiske relationer
1. Strategisk ledelse og foreningsudvikling
Formål: At omsætte OS2’s vision, mission og strategi til en sammenhængende retning for foreningen og foreningens medlemmer.
Målgruppe: Bestyrelsen, sekretariatet, medlemmer og produktfællesskaber.
Leverancer:
- strategiske oplæg og beslutningsgrundlag
- fælles prioriteringer og porteføljeoverblik
- handlings- og leveranceplaner
- opfølgning på beslutninger og mål
- kompetenceudvikling om produktrevision, produktlivscyklus og -modning
Centrale aktiviteter:
- analysere strategiske behov og konsekvenser
- forberede og følge op på bestyrelsesbeslutninger
- prioritere på tværs af ydelsesområder og kapacitet
- koble projekter, produkter og aktiviteter til OS2’s retning
Ansvar: Sekretariatschef. Produktkonsulent og forretningskoordinator bidrager fast.
2. Governance og organisationsudvikling
Formål: At gøre OS2’s fælles spilleregler forståelige, anvendelige og efterlevede.
Målgruppe: Styregrupper, koordinationsgrupper, operative roller og leverandører.
Leverancer:
- governance-onboarding og 1:1-rådgivning
- aftalt koordinering mellem produkt og sekretariat
- revisioner og forbedringsplaner
- støtte til organisering, roller og mandat
- rammer for lovformelighed, indkøb og leverandørsamarbejde
- afklaring af kerneprodukt og gatekeeperfunktion
Centrale aktiviteter:
- forklare krav og forventninger
- gennemføre modenheds- og governancevurderinger
- dokumentere afvigelser og forbedringsbehov
- støtte etablering og rekruttering til styrende organer
- vedligeholde eksempler og leverandøroversigter
Ansvar: Produktkonsulent. Sekretariatschef, enterprisearkitekt og forretningskoordinator bidrager.
3. Fællesskab på tværs af projekter og produkter
Formål: At gøre produktfællesskaberne i stand til at organisere, prioritere, lære og levere sammen.
Målgruppe: Styregrupper, koordinationsgrupper, faggrupper, operative roller og anvendere.
Leverancer:
- onboarding af nye fællesskaber og roller
- samarbejds- og mødestruktur
- fælles videndelingsrum
- årlige fællesskabs- og brugermøder
- løbende sparring om engagement og deltagelse
Centrale aktiviteter:
- tydeliggøre roller, forventninger og beslutningsveje
- facilitere opstart og genstart
- understøtte fælles plan og møderytme
- dele erfaringer mellem produkter
- følge op på fællesskabets bæredygtighed
Ansvar: Produktkonsulent. Kommunikationsmedarbejder og forretningskoordinator bidrager.
4. Produktmodning og innovationsstøtte
Formål: At hjælpe idéer, projekter og produkter med at dokumentere behov, værdi, tværkommunalt potentiale og næste modenhedstrin.
Målgruppe: Medlemmer, projektgrupper og produktfællesskaber.
Leverancer:
- behovs- og markedsafdækning
- skabelon og sparring til business case
- beskrivelse af formål, vision og værdikriterier
- modningsvurdering og plan fra POC til produkt
- procesplan for organisatorisk og driftsmæssig implementering
Centrale aktiviteter:
- undersøge strategiske, forretningsmæssige og lovgivningsmæssige behov
- vurdere genbrug og tværkommunalt potentiale
- opstille værdikriterier og forventede gevinster
- afklare risici, afhængigheder og organisering
- formulere anbefaling om næste skridt
Ansvar: Produktkonsulent og sekretariatschef. Enterprisearkitekt og kommunikationsmedarbejder bidrager.
5. IT-arkitektur og teknisk kvalitet
Formål: At understøtte åbne, robuste, sikre og genbrugelige løsninger, som kan forvaltes på tværs af leverandører og myndigheder.
Målgruppe: Produktfællesskaber, projektgrupper, leverandører og tekniske arbejdsgrupper.
Leverancer:
- arkitektursparring og tekniske vurderinger
- GitHub-organisation, repositories og standardiseret workflow
- skabeloner og eksempler til teknisk dokumentation
- mønstre for lokal udrulning og automatiserede byg
- sikkerhedsscanninger, PR-checks og code review
- vejledning om åbne standarder, formater og integrationer
Centrale aktiviteter:
- gennemgå arkitektur og teknisk dokumentation
- etablere repository- og bidragsstruktur
- konfigurere relevante automatiske kontroller
- gennemføre scanninger og følge op på opdagelser
- rådgive leverandører og arbejdsgrupper
Ansvar: Enterprisearkitekt. Sekretariatschef og produktkonsulent bidrager på governance og modning.
6. Kommunikation og medlemsrelationer
Formål: At gøre OS2 og produkterne forståelige, synlige og i stand til at engagere relevante målgrupper.
Målgruppe: Medlemmer, produktfællesskaber, anvendere, leverandører, beslutningstagere og andre interessenter.
Leverancer:
- analyse af kommunikationsbehov
- kommunikationsstrategi og -plan
- adgang til og brug af fælles kanaler
- redaktionel sparring og publicering
- kommunikationsskabeloner og præsentationsmaterialer
- formidling om open source, OS2 og OS2-projekter/produkter
Centrale aktiviteter:
- afklare målgruppe, formål, budskab og kanal
- hjælpe projektet eller produktet med vision, fortælling og markedsføringsvinkler
- producere, redigere og publicere indhold
- understøtte relationer i fælesskabet
- koordinere kommunikation med øvrige OS2-indsatser
Ansvar: Kommunikationsmedarbejder. Sekretariatschef og forretningskoordinator bidrager.
7. Arrangementer og netværk
Formål: At skabe læring, relationer og fælles handling gennem møder, webinarer, konferencer og netværk.
Målgruppe: Medlemmer, produktfællesskaber, samarbejdspartnere og relevante eksterne aktører.
Leverancer:
- planlagte arrangementer med formål, målgruppe og ansvar
- invitation, tilmelding, program og praktisk afvikling
- faciliterede erfa- og interessentmøder
- opsamling, materialer og opfølgning
Centrale aktiviteter:
- vurdere arrangementets strategiske og faglige relevans
- tilrettelægge indhold, roller og kommunikation
- koordinere deltagere, oplægsholdere og leverandører
- dokumentere læring og næste skridt
Ansvar: Kommunikationsmedarbejder. Forretningskoordinator og relevant faglig rolle bidrager.
8. Forretningsdrift og administration
Formål: At sikre stabil, gennemsigtig og rettidig drift af foreningen og de administrative ydelser omkring produktfællesskaberne.
Målgruppe: Bestyrelsen, medlemmer, sekretariatet og produktfællesskaber.
Leverancer:
- medlems- og produktadministration
- budgetter, økonomiopfølgning og fakturaflow
- aftale- og kontraktadministration
- mødeunderstøttelse og beslutningsopfølgning
- vedligeholdte stamdata, adgangsrettigheder og driftsrutiner
- modtagelse og fordeling af henvendelser
Centrale aktiviteter:
- registrere, kontrollere og følge op
- koordinere med bogholderi, revision og produktroller
- vedligeholde oversigter, kalendere og datagrundlag
- dokumentere beslutninger, ansvar og frister
- sikre kontinuitet og stedfortrædelse
Ansvar: Forretningskoordinator. Sekretariatschef bidrager har det overordnede ansvar.
9. Fælles værktøjskasse, metoder og principper
Formål: At reducere dobbeltarbejde og gøre gode arbejdsformer lette at genbruge.
Målgruppe: Sekretariatet og produktfællesskaberne.
Leverancer:
- skabeloner, vejledninger og tjeklister
- eksempler på teknisk dokumentation, implementeringsmetoder og best practice
- vejledning til OS2’s fælles platforme
- kataloger over relevante rådgivere og leverandører
- fælles principper for issue tracking, projektstyring og dokumentation
Centrale aktiviteter:
- identificere gentagne behov
- udvikle, teste og vedligeholde standardmateriale
- versionsstyre og publicere indhold
- indsamle eksempler fra produktfællesskaber
- udfase forældet materiale
Ansvar: Hele sekretariatet. Hver rolle ejer materialer inde for deres områder.
10. Interessevaretagelse og strategiske relationer
Formål: At forbinde OS2’s arbejde med relevante nationale og internationale dagsordener og samarbejder.
Målgruppe: Bestyrelsen, medlemmer, beslutningstagere, eksterne organisationer og samarbejdspartnere.
Leverancer:
- overblik over relevante strategier og politiske dagsordener
- OS2-positioner, høringssvar og talepunkter
- partnerskaber og fælles initiativer
- repræsentation i nationale og internationale fora
- kobling mellem OS2-produkter og strategiske muligheder
Centrale aktiviteter:
- følge og fortolke relevante strategier
- afklare OS2’s interesse og mandat
- koordinere budskaber med bestyrelse og faglige roller
- etablere og vedligeholde relationer
- omsætte eksterne muligheder til konkrete næste skridt
Ansvar: Sekretariatschef. Kommunikationsmedarbejder, produktkonsulent og enterprisearkitekt bidrager.