DRAFT VERSION - NOT AN OFFICIALLY APPROVED DOCUMENT
Hvorfor sekretariatet findes
Sekretariatet understøtter medlemmer, bestyrelse samt projekt- og produktfællesskaber ved at skabe og vedligeholde fælles rammer, relationer, kompetencer og værktøjer. Arbejdet tager afsæt i OS2’s vedtægter, vision, mission, styringsmodel, organisering og fælles principper.
Sekretariatet lykkes, når medlemmerne og produktfællesskaberne kan samarbejde mere selvstændigt, åbent og bæredygtigt. Sekretariatet skal opbygge kapacitet i fællesskabet, ikke gøre fællesskabet afhængigt af sekretariatet.
Læs mere om sekretariatets opgave →Hvad sekretariatet leverer
Sekretariatet omsætter OS2’s strategi og bestyrelsens beslutninger til konkrete prioriteringer, planer og indsatser. Det omfatter også udviklingen af foreningen, sekretariatet og den samlede projekt- og produktportefølje.
Sekretariatet bidrager til at udvikle og vedligeholde styringsmodeller, roller, mandater og beslutningsprocesser for at skabe tydelige rammer og understøtte velfungerende, selvstyrende produktfællesskaber.
Etablerer og vedligeholder et stærkt fællesskab mellem produktejere, produktkoordinatorer, community managers og andre aktive omkring OS2’s produkter. Fællesskabet understøtter videndeling, erfaringsudveksling og gensidig støtte på tværs af produkter gennem blandt andet onboarding, netværk og faciliterede aktiviteter.
Sekretariatet hjælper idéer og projekter med at udvikle sig til levedygtige og skalerbare OS2-produkter. Det omfatter afklaring af behov, værdi, organisering, finansiering, roadmap samt grundlag for fælles udvikling og drift.
Sekretariatet understøtter arbejdet med åbne og bæredygtige tekniske løsninger, herunder rådgivning om arkitektur, åbne standarder, dokumentation, sikkerhed, kodekvalitet og leverandøruafhængighed.
Sekretariatet gør OS2’s arbejde, produkter og resultater forståelige og synlige for medlemmer og omverdenen. Det omfatter kommunikationsplanlægning, indholdsproduktion, fælles kanaler, produktfortællinger, medlemsinformation og aktiviteter, der styrker centrale interessenters kendskab til, engagement i og udbytte af OS2.
Sekretariatet planlægger og afholder møder, webinarer, temadage, konferencer og netværksaktiviteter. Formålet er at skabe relationer, dele viden og engagere medlemmer og samarbejdspartnere.
Sekretariatet sikrer en stabil og professionel daglig drift, herunder central styring af økonomi, fakturering, medlemsadministration, aftaler, kontrakter, indkøb og håndtering af henvendelser.
Sekretariatet udvikler, driver og vedligeholder fælles skabeloner, vejledninger, procesbeskrivelser og arbejdsredskaber. Det gør OS2’s arbejdsformer mere ensartede, lettere at forstå og nemmere at genbruge og anvende på tværs.
Sekretariatet repræsenterer OS2 og medlemmernes interesser i relevante samarbejder og debatter med særligt fokus på relationsopbygning, partnerskaber og dialog om blandt andet open source, digital suverænitet og offentligt digitalt samarbejde.
Hvem der løser arbejdet og hvordan
Sekretariatets ledelse sætter retning, prioriterer kapacitet og omsætter bestyrelsens beslutninger til planer, relationer og opfølgning.
Eksempler på opgavekort:
Sikrer den administrative og økonomiske drift og skaber kontinuitet i møder, aftaler, årshjul og fælles rutiner.
Eksempler på opgavekort:
Driver fællesskabet mellem produktroller og understøtter onboarding og modning af nye projekter og produkter.
Eksempler på opgavekort
Sikrer fælles tekniske rammer, åben arkitektur, dokumentation, sikkerhed og kvalitet på tværs af OS2’s produkter.
Eksempler på opgavekort
Gør OS2’s arbejde synligt og forståeligt og understøtter produkter og fællesskaber med kommunikation, strategier og værktøjer.
Eksempler på opgavekort
Har operativt ansvar for ét konkret OS2-produkt og koordinerer roadmap, leverancer, styring, leverandører og brugere.
Eksempler på opgavekort
Se eksempler på detaljerede opgavekort → (To Do)