Funktionsbeskrivelse – Sekretariatschef i OS2

Formål med stillingen

Formålet med stillingen er at lede og udvikle OS2-sekretariatet og understøtte bestyrelsen i at realisere foreningen OS2’s formål: at udbrede kendskabet til og brugen af open source i den offentlige sektor samt sikre en stærk styringsmodel for digitale løsninger.

Sekretariatschefen har ansvar for at koordinere sekretariatets arbejde, lede medarbejderne og være bindeled mellem bestyrelsen, medlemmerne og produktfællesskaberne. Rollen balancerer daglig ledelse, strategisk udvikling og driftsopgaver.

Ansvarsfordeling

Sekretariatschefens ansvar

• Lede sekretariatets medarbejdere og sikre sammenhæng på tværs af roller.
• Koordinere og prioritere sekretariatets opgaver inden for de rammer, bestyrelsen har fastlagt.
• Forberede beslutningsgrundlag til bestyrelsen og sikre opfølgning på beslutninger.
• Sikre, at OS2’s styringsmodel efterleves i sekretariatet og produktfællesskaberne.
• Have overblik over budget og ressourcer i sekretariatet.
• Varetage OS2’s daglige drift, administration og praktiske organisering.
• Repræsentere OS2 udadtil i samarbejde med formanden.

Bestyrelsens ansvar

• Fastlægge OS2’s strategi og overordnede indsatser.
• Godkende budget og prioriteringer på foreningsniveau.
• Være ansvarlig for formålet med OS2 og de strategiske beslutninger.
• Koordinere med sekretariatschefen.

Ansvarsområde

1. Ledelse af sekretariatet

• Lede, støtte og udvikle sekretariatets medarbejdere.
• Skabe rammer for samarbejde, trivsel og faglig udvikling.
• Sikre prioritering af opgaver i tråd med bestyrelsens beslutninger.

2. Understøtte bestyrelse og forening

• Forberede bestyrelsesmøder, herunder dagsorden, materiale og opfølgning.
• Være sparringspartner for forperson og næstforperson.
• Understøtte planlægning og afvikling af generalforsamling og bestyrelsesseminar.

3. Strategisk udvikling

• Omsætte bestyrelsens strategi til konkrete indsatser og projekter.
• Bidrage til udvikling af nye initiativer og partnerskaber nationalt og internationalt.
• Repræsentere OS2 i netværk og samarbejder (KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen, EU-netværk m.fl.).

4. Drift og administration

• Overordnet ansvar for budget, regnskab og ressourcestyring i sekretariatet.
• Sikre struktur i arbejdsgange og processer.
• Håndtere centrale administrative opgaver i tæt samarbejde med den administrative medarbejder.

Arbejdsopgaver og prioritering

For at skabe klarhed og realistiske forventninger anvendes prioriteringsmodellen MUST, SHOULD, COULD. Modellen kendes fra projekt- og porteføljestyring (MoSCoW-metoden) og bruges til at adskille:

• MUST – opgaver der er uundværlige for at OS2 kan fungere.
• SHOULD – opgaver der er vigtige, men som kan tilpasses efter ressourcer.
• COULD – opgaver der er ønskelige og gennemføres, hvis der er ekstra tid eller mulighed.

Ved at bruge modellen kan både medarbejder og ledelse løbende prioritere opgaverne, så kerneopgaver altid løses, mens øvrige indsatser tilpasses ressourcer og strategiske behov.

MUST (skal løses for at OS2 kan fungere)

• Lede sekretariatets medarbejdere og koordinere indsatsen på tværs.
• Forberede bestyrelsesmøder og sikre opfølgning.
• Overblik over økonomi og ressourcer.
• Sikre governance og kontinuitet i OS2’s organisering.

SHOULD (bør løses, når ressourcerne er til stede)

• Drive strategiske indsatser i samarbejde med bestyrelse og medlemmer.
• Opbygge og vedligeholde samarbejde med centrale aktører (KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen, EU).
• Facilitere fælles udvikling og videndeling i foreningen.

COULD (nice-to-have, når der er ekstra tid eller ressourcer)

• Udvikle nye koncepter og værktøjer til foreningens governance og professionalisering.
• Styrke OS2’s internationale rolle gennem netværk.
• Afprøve nye organisationsformer og metoder til at skabe engagement.

Faglige kompetencer

• Ledelseserfaring, gerne fra medlemsorganisation eller fællesskabsdrevet struktur.
• Kendskab til offentlig digitalisering og open source.
• Strategisk forståelse og evne til at omsætte strategi til handling.
• Erfaring med budget, økonomistyring og administration.
• Kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt.

Personlige kvalifikationer

• Evne til at skabe overblik og retning i komplekse samarbejder.
• Tillidsvækkende og god til at engagere bestyrelse, medarbejdere og medlemmer.
• Struktureret og beslutningsdygtig.
• Visionær og udviklingsorienteret, men samtidig realistisk i forhold til ressourcer.

Øvrige forhold

• Sekretariatschefen refererer til OS2’s bestyrelse.
• Har personaleansvar for sekretariatets medarbejdere.
• Har ansvar for sekretariatets samlede budget og ressourcestyring.
• Funktionsbeskrivelsen revideres løbende i dialog med bestyrelsen.